با افزایش تعداد کارکنان در سازمانها، شرکتها و مجموعههای کاری، مدیریت دقیق زمان ورود و خروج پرسنل به یکی از چالشهای اصلی مدیران تبدیل شده است. استفاده از دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی بهعنوان یکی از دقیقترین و امنترین روشهای ثبت تردد، امروزه بسیار رایج شده است.
در این مقاله، آموزش کامل کار با دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی را بهصورت مرحلهبهمرحله بررسی میکنیم؛ از معرفی دستگاه و نحوه عملکرد آن گرفته تا ثبت اثر انگشت، مدیریت کاربران و اتصال به نرمافزار.
دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی چیست؟
دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی یک سیستم بیومتریک است که هویت افراد را بر اساس الگوی منحصربهفرد اثر انگشت شناسایی میکند. این روش یکی از امنترین راهکارهای ثبت تردد محسوب میشود.
اجزای اصلی این دستگاه شامل موارد زیر است:
- سنسور اثر انگشت
- نمایشگر
- حافظه داخلی
- پورتهای ارتباطی (USB، LAN، Wi-Fi)
نحوه عملکرد دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی
عملکرد دستگاه بر اساس ثبت و تطبیق الگوی اثر انگشت انجام میشود. ابتدا اثر انگشت کاربر ثبت و به الگوی دیجیتال تبدیل میشود. سپس هنگام ورود یا خروج، الگوی جدید با دادههای ذخیرهشده مقایسه میشود.
- ثبت اثر انگشت کاربر
- ذخیره الگوی دیجیتال در حافظه
- اسکن اثر انگشت هنگام تردد
- تطبیق و ثبت زمان ورود یا خروج
آموزش راهاندازی اولیه دستگاه حضور و غیاب
اتصال برق و روشن کردن دستگاه
ابتدا دستگاه را به برق متصل کرده و از سلامت منبع تغذیه اطمینان حاصل کنید. پس از روشن شدن، وارد منوی اصلی شوید.
تنظیم تاریخ و ساعت
تنظیم صحیح تاریخ و ساعت اهمیت زیادی دارد؛ زیرا تمام گزارشهای ورود و خروج بر اساس این اطلاعات ثبت میشوند. از منوی تنظیمات، تاریخ و ساعت را بهدرستی وارد کنید.
آموزش ثبت اثر انگشت در دستگاه حضور و غیاب
مراحل ثبت اثر انگشت
- ورود به منوی مدیریت کاربران
- انتخاب گزینه افزودن کاربر جدید
- تعیین کد پرسنلی یا شناسه
- انتخاب گزینه ثبت اثر انگشت
- قرار دادن انگشت روی سنسور چند بار
نکات مهم هنگام ثبت اثر انگشت
- ثبت حداقل دو انگشت برای هر کاربر
- تمیز و خشک بودن انگشت
- فشار مناسب روی سنسور
- استفاده از انگشت شست برای اثر انگشت ضعیف
مدیریت کاربران در دستگاه حضور و غیاب
مدیریت کاربران به مدیر سیستم اجازه میدهد اطلاعات پرسنل را بهصورت کامل کنترل کند.
- ویرایش اطلاعات کاربران
- حذف کاربر یا اثر انگشت
- تعیین سطح دسترسی مدیر یا کاربر عادی
- مشاهده تعداد اثر انگشتهای ثبتشده
ثبت ورود و خروج با دستگاه اثر انگشتی
پس از ثبت کاربران، تنها کافی است کاربر انگشت خود را روی سنسور قرار دهد. دستگاه بهصورت خودکار هویت را شناسایی کرده و زمان تردد را ثبت میکند.
اتصال دستگاه حضور و غیاب به نرمافزار
برای گزارشگیری دقیق، دستگاه باید به نرمافزار حضور و غیاب متصل شود.
روشهای اتصال دستگاه
- اتصال از طریق USB
- اتصال از طریق شبکه LAN
- اتصال بیسیم Wi-Fi
پس از انتقال اطلاعات، امکان دریافت گزارشهای دقیق از ساعات کاری، اضافهکار، تأخیر و غیبت فراهم میشود.
مزایای استفاده از دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی
- دقت بالا در ثبت تردد
- جلوگیری از تقلب
- کاهش خطاهای انسانی
- مدیریت بهتر منابع انسانی
- محاسبه دقیق حقوق و دستمزد
مشکلات رایج دستگاه حضور و غیاب و راهحلها
شناسایی نشدن اثر انگشت
در این شرایط، ثبت مجدد اثر انگشت یا استفاده از انگشت جایگزین توصیه میشود.
خطا در ثبت زمان
تنظیم تاریخ و ساعت دستگاه و همگامسازی با نرمافزار را بررسی کنید.
نکات نگهداری از دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی
- تمیز کردن دورهای سنسور
- جلوگیری از رطوبت و گردوغبار
- محافظت در برابر نوسانات برق
- تهیه نسخه پشتیبان از اطلاعات
جمعبندی
دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی یکی از بهترین ابزارها برای مدیریت دقیق تردد پرسنل است. با راهاندازی صحیح و استفاده اصولی از این دستگاه، میتوان نظم سازمانی را افزایش داد و فرآیند محاسبه حقوق و دستمزد را بهصورت دقیق انجام داد.
